Guia de utilização

Primeira utilização - upload balancetes

1Aceda à sua conta em http://app.cfolytics.pt
2Digite o seu username e password.
3Aceda ao link : "Upload balancetes".
4O balancete tem que ser importado em formato excel (.xls ou .xlsx) e ter colunas a débito e crédito de movimentos mensais, acumulados e saldos (6 colunas de movimento). Ver exemplo. A sua conta está pre-configurada para um formato de balancete, caso tenha dificuldade ou seja necessário reconfigura-la entre em contacto connosco.
5Escolha o ficheiro no formato em Excel contendo o balancete que pretende importar. Escolha o mês e o ano do balancete a importar. Cliquem em "Upload".

Explorar a análise contabilistica

1Escolha o ano que pretende analisar.
2Escolha o mês que pretende analisar.
3Fica disponível de imediato uma nova vista contendo na barra superior além do mês selecionado, as principais peças do controlo de gestão:
  1. 1. o balancete analítico que importou;
  2. 2. a demonstração dos resultados mensais desse mês e do mesmo mês do ano anterior;
  3. 3. a demonstração dos resultados acumulados do mês anterior e do mês em análise,  comparando este último com os resultados obtidos no mesmo mês do ano anterior;
  4. 4. as diferenças em valor e % entre Demonstrações de resultados acumulados do ano em análise e do mesmo mês do ano anterior;
  5. 5. a Demonstração de resultados de apuramento de dezembro do ano anterior;
  6. 6. o balanço descriminado das contas do ativo e do passivo desse mês, comparando-o com o balanço do mesmo mês do ano anterior e com o balanço de apuramento de dezembro findo;
  7. 7. uma análise económica e financeira dinâmica da empresa.
4Se pretender eliminar um balancete, passe o rato sobre o canto superior direto do retângulo de cada mês e clique na cruz, tal como exemplificado na figura. Pode depois importar a qualquer momento outro balancete corrigido desse mesmo mês.

Configurações e dados adicionais

Navegando dentro do mês pretendido até à opção "Outros" pode adicionar valores que não constem dos balancetes como o custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas, as provisões, amortizações, depreciações, ativo corrente e não corrente ou o valor estimado do imposto de rendimento.

1Em regra, os balancetes mensais não contêm valores das contas:
  • 81 - Imposto sobre o rendimento
  • 61 - Custo mercadorias vendidas e matérias consumidas
  • 64 - Gastos de depreciação e de amortização
  • 67 - Provisões do período
Se pretender que esses dados constem da demonstração de resultados, abra a opção " Outros / Totais para demonstração" e inscreva a percentagem estimada de imposto sobre o rendimento e os valores das restantes três contas apurados por critérios extra contabilísticos. Um exemplo: inscreva no campo do custo das mercadorias vendidas (conta 611) o valor obtido pela multiplicação do volume total de vendas desse período pela percentagem obtida da divisão dos custos das mercadorias vendidas de todo o ano anterior pelo volume de vendas desse mesmo ano: Ex: Vendas dezembro 2012 = 125.000 €; Custo das m. vendidas em dezembro 2012 = 25.000€ C. m. vendidas 2012 / Vendas 2012 = 20%; Vendas Outubro 2013= 90.000€; C. m. vendidas Outubro 2013 = 90.000X20%=18.000€ Outro exemplo: Inscreva no campo Amort. equipamento básico (conta 64231) os valores correspondentes às depreciações do ano anterior acrescidos das depreciações obtidas com a aplicação a cada um dos equipamentos comprados nesse ano das taxas de amortização fiscalmente aceites; o valor final obtido terá que ser ajustado ao número de meses decorridos do ano em análise: Ex: Depreciações de equiq. básico em dezembro 2012 = 10.000 €; aquisição em outubro 2013 de uma máquina para o fabrico de malha; preço: 25.000 €; taxa amortização fiscal = 20%; valor da amortização = 5.000 €/ano. Valor da depreciação a considerar em outubro de 2013: (10.000+5.000€)/12X10=12.500€ Nota importante: Quaisquer dos valores inscritos são estimados. Só quando a contabilidade tem condições de fornecer os valores exatos, as contas em “Totais para demonstração” refletem a sua situação real. Mas é melhor obter informação estimada do que não obter nenhuma.
2Se pretender que os Gastos de depreciação e de amortização (conta 64) sejam refletidos nos Ativos fixos tangíveis e Ativos intangíveis, crie em "Outros/Contas depreciação ativos" a correspondente equivalência entre as contas de gastos e as respetivas contas de balanço. Exemplo: Clique em adicionar e selecione no campo da esquerda a conta 432-Edifícios e outras construções; no campo central deverá selecionar a correspondente conta de balanço de depreciações acumuladas (4382) e no campo da direita a correspondente conta de gastos (6422). Repita o processo para todas as contas das mesmas classes, guarde-as e Aplique-as ao ano em análise clicando em “Guardar” e “Aplicar a...”. Tenha em atenção que na primeira coluna, ao “Adicionar” os elementos do Ativo, deverá selecionar as contas de menor grau dos Ativos fixos tangíveis ( 431 a 438) e dos Ativos intangíveis (441 a 446); Exemplo: Clique em "Adicionar" e selecione no campo da esquerda a conta 432-Edifícios e outras construções; no campo central deverá selecionar a correspondente conta de balanço de depreciações acumuladas (4382) e no campo da direita a correspondente conta de gastos (6422). Repita o processo para todas as contas das mesmas classes, guarde-as e aplique-as ao anos em análise clicando em “Guardar” e “Aplicar a...”.
3Se pretender separar algumas contas do Ativo entre Ativo corrente e Ativo não corrente, abra "Outros-Contas corrente/não corrente ativo" e faça aí a separação dos valores da subconta 268-Acionistas/sócios – Outras operações, que pertençam ao Ativo corrente e ao Ativo não corrente;"  
4Se pretender separar algumas contas do Passivo entre Passivo corrente e Passivo não corrente, abra "Outros-Contas corrente/não corrente passivo" e faça aí a separação dos valores de todas as sub-contas da conta 25- Financiamentos obtidos (desde a 251 à 258) e ainda a sub-conta 271-Fornecedores de investimentos, que pertençam ao Passivo corrente e não corrente. Sem esses procedimentos, quaisquer daquelas sub-contas não aparecerão no balanço.
5Como é sabido, além do balancete do mês corrente de dezembro, de estrutura semelhante ao dos meses anteriores, existe um balancete de apuramento do mês de dezembro (conhecido como balancete do mês 13), no qual:
  1. ficam saldadas as contas de compras (31);
  2. as contas de inventários (32 a 39) constantes do ativo já têm inscritas as existências reais do final do ano;
  3. além disso, é nessa oportunidade que são apurados outros valores finais do exercício e é estimado o valor do imposto sobre o rendimento do período em encerramento.
Face a estas especificidades ligadas ao encerramento do período, deverá abrir "Outros/totais para demonstração" e inscrever neles os seguintes dados obtidos fora do balancete:
  • a) o valor das compras totais do ano em análise;
  • b) o valor dos custos das mercadorias vendidas e matérias consumidas apuradas no ano em análise;
  • c) os gastos de depreciação e amortização apurados no período, pela aplicação a cada ativo das correspondentes taxas de depreciação;
  • d) as provisões do período;
  • e) as variações nos inventários da produção;
  • f) o resultado estimado do imposto sobre o rendimento do período.
Nota: Pela natureza de peça de encerramento do exercício, a Demonstração de resultados de Dezembro apuramento não contém Centros de custos.

Demonstração de resultados

1Navegue até à demonstração de resultados clicando em "Demonstração".
2A página de demonstração de resultados abrirá e pode navegar pelos resultados.  
3Clique nos símbolos , essa ação abrirá nova informação progressivamente mais detalhada.
4Em " Gestão de Opções de Configuração" pode mostrar ou esconder a coluna "Notas" da Demonstração de resultados mudando para "sim" ou "não" a primeira linha.

Ativos

1Navegue até aos ativos clicando em "Ativos".
2A navegação nos Ativos faz-se da mesma forma que na Demonstração, usando os mesmos icons para expandir cada secção.
3CFOlytics permite diversas formas de visualização do Ativo. Clique em "Gerir opções visualização" e escolha se pretende ou não: 1. ver ou esconder a coluna "Notas" no Ativo, selecionando sim ou não a primeira linha; 2. ver a coluna  "Ativo bruto e Depreciações/Amortizações" no Ativo; 3. obter em cada mês o valor do Inventário constante do balancete analítico ou calculado a partir do valor dos Custos das vendas que introduziu em "Outros/Totais para demonstração".    

Passivos

1Navegue até aos passivos clicando em "Passivos".
2A navegação nos Ativos faz-se da mesma forma que na Demonstração, usando os mesmos icons para expandir cada secção.
3Em " Gestão de Opções de Configuração" pode mostrar ou esconder a coluna "Notas" do Passivo mudando  para "sim" ou "não" a primeira linha.

Análise financeira

1Navegue até à análise financeira clicando em "Análise financeira".
2Fica-lhe disponível toda a informação relacionada com o fundo de maneio e a tesouraria.
3Para ver detalhes da análise financeira use os icons 
4Os "Ratios" contêm indicadores económicos e financeiros indispensáveis ao acompanhamento da situação da sua empresa.
5Pode ainda apreciar os diversos prazos de funcionamento, abrindo na barra superior o campo "Prazos".

Uso avançado - centros de custo

Para além da informação de gestão detalhada  até aqui descrita, com CFOlytics pode ainda criar centros de custo que lhe permitem ter acesso a um controlo de gestão por áreas de negócios.

1Criação de centros de custo: Neste exemplo partimos de uma conta com centros de custos já criados, terminando com o passo da criação de um novo centro de custos. Com um clique em " Centros de custo" colocado na barra superior, ficam abertas todas as contas de dois dígitos do plano de contas SNC;
2Selecione uma das contas que irão constar da Demonstração de resultados: neste exemplo a conta 62: verá aparecer-lhe, numa segunda coluna, apenas as sub-contas que contêm o maior número de dígitos. É nelas que irá criar os centros de custos correspondentes às áreas de negócio que deseja autonomizar;
3Selecione uma das sub-contas da segunda coluna: neste exemplo a sub-conta 623113: verá aparecer-lhe, numa terceira coluna, os centros de custo que previamente criou. Neles deverá introduzir a percentagem de imputação de gastos que atribuiu a essa sub-conta: no nosso exemplo, a sub-conta foi criada no plano de contas para que aqui lhe fosse imputada a percentagem 100%.
4Selecione uma outra das sub-contas da segunda coluna: neste exemplo a sub-conta 624228: neste caso, o empilhador é utilizado nos vários centros de negócio da empresa. Não havendo forma de apurar o tempo real em que o empilhador é utilizado em cada negócio, deverá definir uma imputação a cada centro de custos proporcional a esse gasto, adotando um critério coerente; em qualquer caso, a soma das percentagens será obrigatoriamente de 100%. Importante: no final da introdução das percentagens, não se esqueça de as "Guardar" e "Aplicar a..." ao ano com que está a trabalhar ( neste exemplo 2012).
5Poupará muito tempo se selecionar previamente várias sub-contas a que quer atribuir as mesmas percentagens de imputação; o software permite que, à medida que for selecionando uma nova sub-conta, cada uma das anteriores mantém-se selecionada. Ao colocar no final as percentagens de imputação, elas são assumidas por igual em todas as sub-contas selecionadas. Esteja atento. Quando quiser introduzir uma percentagem numa única sub-conta verifique se nenhuma outra está selecionada.
6É simples criar novos centros de custos. Uma alternativa é clicar em "Gerir centros de custo" e   atribuir-lhe um nome após abrir um "Novo dentro de custo", tal como explicitado na imagem. Porém, para eliminar centros de custo já criados, só aqui o poderá fazer. Sempre com a condição do centro de custos a eliminar não conter valores já atribuídos. Observe a imagem. Dessa lista de centros de custo, só o último com o nome "teste" pode ser eliminado: é aquele  em que o caixote do lixo aparece a preto. Todos os nove anteriores têm o caixote do lixo a cinzento, o que significa que contêm valores atribuídos e, por isso, não podem eliminar-se. Não se esqueça de gravar os procedimentos no final.
7Pode ainda criar "Novos centros de custo" abrindo o campo "Centros de custo" da barra superior. Veja na imagem como criar o novo centro de custos "Lenços". Quando clicar em "Criar" ele será acrescentado aos centros já existentes na terceira coluna. Não se esqueça de gravar os procedimentos no final.
8Após estes procedimentos, a Demonstração de resultados apresentará em cada coluna a rentabilidade de cada uma das áreas de negócio criadas.